Cómo firmar documentos digitales en Colombia

¿Todavía tus clientes o socios corporativos firman la documentación a mano? Eso es cosa del pasado. Para dar el gran salto, la firma digital es la solución. No solo optimizar tiempos y recursos de tus procesos documentales, sino que les ofrecerás a tus clientes una experiencia de firma mucho más cómoda, segura y rápida; experiencia con la que tus ratios de satisfacción aumentarán y eficiencia operativa aumentarán notablemente.

¿Qué es la firma digital y cómo funciona en Colombia?

En Colombia, la firma digital se ha convertido en una herramienta clave para agilizar procesos corporativos, públicos y profesionales. Pero, para hacerlo con éxito, hay que entender bien el concepto y cómo se diferencia de otros métodos.

Diferencia entre firma electrónica y firma digital

La firma digital no es lo mismo que la firma electrónica. Generalmente suele confundirse un término con otro, pero existen diferencias que debemos tener en cuenta. Por un lado, algunas personas piensan que la firma digital está vinculada al acto de escanear una firma manuscrita e insertarla en un documento digital; sin embargo, otras personas o empresas, al hablar de ella se refieren a la firma que genera un certificado digital emitido por una Entidad de Certificación Digital acreditada por ONAC y que sella documentos, la cual sería la opción técnicamente correcta.

Por su parte, la firma electrónica es un concepto más amplio que engloba cualquier método electrónico para mostrar la voluntad de una persona en un documento, como un código enviado por SMS. No siempre requiere un certificado digital, aunque también puede ser legalmente válida si cumple ciertos requisitos. 

Principios jurídicos en Colombia

En Colombia, el marco normativo en la materia se mueve alrededor de tres leyes principales: la Ley 527 de 1999, el Decreto 1747 de 2000 y el Decreto 2364 de 2012. Si quieres profundizar, puedes consultar esta guía completa sobre la legislación de la firma digital en Colombia.

Tipos de documentos que puedes firmar digitalmente

En el mundo globalizado en el que vivimos, cada vez es más común que empresas y entidades colombianas se digitalicen. Desde la automatización de tareas hasta la gestión auxiliar de nóminas. Digitalización que no deja a ningún departamento al mercado. Pero si hay una herramienta que ha causado un gran impacto positivo, esa es la firma digital.

Gracias a ella ya no es necesario imprimir, firmar y escanear los documentos para enviarlos al destinatario o que este tenga que acudir presencialmente. Ahora, es posible firmar en remoto de manera rápida y segura, garantizando la validez legal y el cumplimiento de ambas partes. Puede aplicarse a documento como:

1. Contratos

A nivel corporativo, los contratos son uno de los documentos con los que se trabaja casi a diario. Hablamos de contratos de empleados, acuerdos de proveedores, acuerdos de confidencialidad, entre otros. Gestionarlos mediante la firma digital permite que estos procesos rutinarios se desarrollen con mayor agilidad, reduciendo significativamente los tiempos y aumentando la eficiencia corporativa.

Por supuesto, la gestión de contratos no se limita a un sector en concreto, sino que puede aplicarse en cualquiera. En el sector inmobiliario, por ejemplo, puede aplicarse en diferentes tipos de contratos, desde contratos de compraventa hasta contratos de arrendamiento.

1. Formularios públicos

Una de las máximas tácticas del mercado actual es situar al cliente en el centro, priorizando sus necesidades y expectativas en las decisiones y acciones institucionales y corporativas. En esta línea, la firma digital ofrece una experiencia inmediata, ágil y sencilla al cliente, sin renunciar a la seguridad. Por ello, cada vez más clientes la incorporan en los formularios de solicitud de servicios, trámites, contratos de suministros y servicios, o venta de productos. 

Recomendaciones y precauciones

Si bien la firma digital presenta multitud de beneficios, también es importante conocer buenas prácticas para garantizar su uso seguro y eficaz. A continuación, detallamos algunos de los principales aspectos técnicos que debes tener en cuenta si quieres firmar documentos digitales en Colombia de manera responsable.

Verificación de identidad

En Colombia, para que una firma digital sea legalmente válida, debe haberse realizado con un certificado digital emitido por un Proveedor de Servicios de Certificación Digital acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). 

Tanto entidades acreditadas como personas naturales tienen la responsabilidad de verificar la identidad del firmante; es decir, comprobar que quien firma es quien dice ser. Para ello se emplea la validación biométrica, verificación de datos o la doble autenticación.

Seguridad y respaldo

Otro de los puntos a favor de utilizar la firma digital es que garantiza el control y trazabilidad de documentos, es decir, permite conocer su rastro a lo largo de su ciclo de vida: desde su creación hasta su almacenamiento, incluyendo posibles modificaciones posteriores. Para ello, estas soluciones deben contar con mecanismos de auditoría que emitan un documento con la información de cada acción: quién lo firmó, cuándo, desde qué ubicación o dispositivo, o si ha sido alterado. 

Al contar con este mecanismo técnico, el documento y sus firmas podrían ser utilizados como prueba en procesos judiciales o administrativos si fuera necesario.