Gestionar los documentos de forma digital nunca fue tan sencillo para la hostelería

Quienes tienen un negocio de hostelería saben bien que este tipo de establecimientos gestionan una gran cantidad de documentos, como: facturas, contratos, nóminas, albaranes, registros de clientes, documentos legales y mucho más. Y que de su correcto control y organización depende, muchas veces, que se pueda prestar un buen servicio a los clientes, mientras se cumplen con las obligaciones de ley y se busca ser competitivo en un mercado tan reñido.

Pero lidiar con todos estos papeles no es sencillo. Por el contrario, se trata de una tarea cuanto menos engorrosa que, si no se realiza con atención, puede provocar muchos errores, pérdidas de información y un aumento considerable en los costes operativos. Es por ello por lo que muchos empresarios del sector han optado por implementar un software de gestión documental para restaurantes y hoteles que les ayude a transformar la forma en que administran su documentación.

La gestión documental: ¿Qué es y por qué es importante en hostelería?

Quizá convenga iniciar este artículo explicando que la gestión documental es un conjunto de procesos, tecnologías y herramientas que permiten a las empresas organizar, almacenar, buscar y compartir sus documentos de forma digital. En términos más sencillos, se podría decir que es la forma en la que una empresa digitaliza y administra toda su información a fin de facilitar su acceso y uso.

En el caso de la hostelería, esto adquiere un valor añadido, como lo es permitir la reducción del uso de papel, mejorar la organización interna y cumplir con normativas legales, a la par que se aumenta la productividad y la eficiencia del negocio. Y es que, si lo piensas un poco, digitalizar tus documentos no solo te ayuda a liberar espacio físico en tu local comercial u oficina, sino que también facilita el poder buscar de manera rápida y precisa la información que puedas necesitar en un momento determinado, lo que resulta en una mejor atención al cliente y una gestión mucho más ágil.

Beneficios de la gestión documental en la hostelería

Mayor productividad y eficiencia operativa

Gracias a los sistemas de gestión documental inteligente, tus empleados pueden acceder en segundos a cualquier documento, ya sea en la oficina o desde cualquier lugar. Con lo cual, invertirán menos tiempo buscando papeles, habrá menos posibilidades que comentan errores y tendrán más tiempo para dedicarlo a tareas como la atención a los clientes o la planificación de los diferentes servicios.

Reducción de errores y pérdida de información

La automatización y el uso de tecnología como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) garantizan que tus documentos estén correctamente clasificados y que la información sea precisa. Esto, sin duda, contribuye a reducir los errores humanos, evita la pérdida de documentos importantes y asegura una gestión segura y auditable.

Optimización del espacio físico

Al eliminar los archivadores llenos de papeles, puedes liberar espacio en tus establecimientos, y proyectar una imagen más moderna y profesional. Además, no olvides que la organización digital facilita la gestión y el control de todos tus documentos en una única plataforma, a la que puedes acceder desde cualquier dispositivo.

Cumplimiento normativo y seguridad

También garantiza que toda la información esté almacenada de forma segura y se dé pleno cumplimiento a las regulaciones vigentes, como pueden ser la normativa fiscal o laboral. Asimismo, permite que se realicen auditorías y registros de accesos para un mayor control.

Mejora en la colaboración interna

Finalmente, los flujos de trabajo colaborativos y las reglas inteligentes favorecen la revisión y la aprobación de documentos, como facturas o contratos, en equipo, agilizando los procesos y evitando los retrasos que puedan afectar la operación de tu negocio.

¿Cómo funciona un sistema de gestión documental con reconocimiento óptico de caracteres?

En la actualidad existen sistemas de gestión documental que combinan la digitalización de los documentos físicos con la inteligencia artificial, a través de herramientas de OCR, para hacer posible la organización, búsqueda y clasificación automática de los mismos. En restaurantes y hoteles, estos cumplen funciones clave como:

• Búsqueda inteligente y clasificación automática: el sistema identifica y categoriza los documentos como facturas, albaranes, contratos o nóminas, de manera que se puedan encontrar en segundos mediante el uso de palabras clave, fechas, proveedores o conceptos internos.
• Organización mediante metadatos: cada documento puede tener algunas “etiquetas digitales” que describen su contenido, como fecha, responsable o importe. Esto facilita el poder filtrar y agrupar la información más rápidamente.
• Flujos de trabajo colaborativos: se pueden definir estados para cada documento (pendiente, revisado, aprobado) y asignar responsables. Así se agilizan los procesos internos como la validación de facturas o la gestión de recursos humanos.
• Calendario y alertas inteligentes: el sistema avisa sobre vencimientos de contratos, pagos pendientes o inspecciones, ayudando a tu equipo a planificar las tareas y evitar los olvidos o incumplimientos.

Docuindexa: el especialista en gestión documental inteligente para hostelería

Ahora que ya sabes todo lo que un software de gestión documental para restaurantes y hoteles puede hacer por tu negocio, es momento de presentarte a Docuindexa, la empresa que se especializa en ofrecer soluciones tecnológicas avanzadas para la digitalización y gestión documental para hostelería. 

Con más de 25 años de experiencia y un equipo conformado por más de 50 expertos en el área, ha ayudado a más de 100 empresas a transformar su manejo de los documentos. Su sistema de gestión documental con reconocimiento óptico de caracteres inteligente está diseñado para integrarse fácilmente en cualquier negocio, incluyendo los del sector hostelero. Entre sus principales ventajas incluye:

• Tecnología OCR e inteligencia artificial de última generación: que garantiza una clasificación automática y precisa de los documentos, así como una búsqueda rápida y avanzada de estos.
• Sistema en la nube: podrás acceder a toda tu documentación desde cualquier lugar y dispositivo, sin complicaciones.
• Seguridad y cumplimiento: la protección de los datos y el cumplimiento normativo están asegurados.
• Facilidad de uso: posee una interfaz intuitiva que permite una rápida adopción y gestión sin necesidad de conocimientos técnicos especializados.

Y es que el software de gestión documental para restaurantes y hoteles de Docuindexa está pensado para simplificar la vida en la hostelería, permitiendo que el personal se concentre en ofrecer una experiencia excepcional a los clientes.

Así que, si buscas una solución confiable y avanzada, te recomendamos el sistema de gestión documental con reconocimiento óptico de caracteres inteligente de Docuindexa. Su tecnología de vanguardia te ayudará a transformar el control de los documentos en tu negocio, haciendo que la administración sea en adelante más sencilla, segura y eficiente.