El sistema de fichaje obligatorio y el software ERP son cruciales para cumplir con la normativa laboral y fiscal

Un sistema de fichaje obligatorio y un software ERP irrumpieron en el tejido empresarial español para que se cumpla con la normativa laboral y fiscal, y no solo eso, sino también para optimizar los procesos y consigan una mayor eficiencia día tras día.

Con la combinación que surge del control horario digital, la facturación electrónica y la gestión integral de nóminas a través de una única plataforma se consigue una adaptación adecuada y con garantías en la nueva Ley de fichaje digital, asumiendo los deberes que implica y exige la Ley Crea y Crece.

Por qué el ERP es hoy imprescindible

Esta claro que si hablamos de una herramienta contable nos estamos refiriendo al sistema ERP pero modernizado, un núcleo digital para toda la empresa. Dentro de un mismo ecosistema se encuentra la información laboral, fiscal y comercial, por lo que es mucho más sencillo no cometer errores y ahorrar trabajo.

Entre las importantes funciones que realiza este sistema nos encontramos que:

• Centraliza datos de clientes, empleados, proyectos, facturas y nóminas.
• Automatiza procesos repetitivos, como la emisión de facturas o el cálculo de salarios.
• Facilita el acceso a información en tiempo real para tomar decisiones más rápidas y fiables.​

Para pymes y autónomos, un ERP basado en la nube reduce la dependencia del papel y simplifica la relación con asesorías y administraciones públicas.​

Sistema de fichaje obligatorio y control horario

Desde los últimos cambios normativos, el sistema de fichaje obligatorio debe ser digital, objetivo, trazable y accesible para la Inspección de Trabajo y la representación de los trabajadores. De esta forma las empresas dicen adiós a las hojas de firmas en papel o los registro informales que se realizan en el Excel, que ya no se consideran válidos.

Y es que según rige la ley, el fichaje tiene que registra inicio y fin de jornada laboral, al igual que las pausas que puedan surgir y las horas extraordinarias. Asimismo, esto tiene que conservarse y encontrarse de forma inmediata si se lleva a cabo cualquier inspección.

Cabe destacar que si se da el incumplimiento que implica la obligatoriedad del fichaje digital pueden darse sanciones graves, que suponen multas económicas por cada trabajador afectado.

Es por ello que contar con el sistema de fichaje obligatorio dentro del ERP hace que cada jornada laboral registrada quede vinculada de forma automática con partes de trabajo, proyectos y nóminas, reduciendo así las discrepancias y conflictos internos que pueden surgir en las empresas.

Nóminas, facturación y Ley Crea y Crece

Ahora hablemos de la Ley Crea y Crece para empresas españolas que impulsa la digitalización empresarial y hace obligatoria la factura electrónica en las operaciones entre empresas y autónomos en España.

El objetivo es sencillo: reducir la morosidad y mejorar la trazabilidad de los pagos. Esto implica que tanto pymes como trabajadores por cuenta propia necesiten un programa informático capaz de emitir y gestionar facturas en formato electrónico de forma homologada.​

Un ERP preparado para la Ley Crea y Crece ofrece ventajas claras:

• Emisión automática de facturas electrónicas válidas legalmente, con envío directo al cliente y registro de estados de cobro.​
• Sincronización de la facturación con la contabilidad, evitando descuadres y simplificando las obligaciones fiscales.
• Conexión con sistemas como VeriFactu y con requisitos de la Agencia Tributaria para reforzar el control del fraude fiscal.​

Si además el ERP integra nóminas, el mismo sistema que controla el fichaje obligatorio y la jornada servirá de base para calcular salarios, complementos, horas extra y costes laborales, reduciendo riesgos de errores y sanciones.​

Beneficios para empresas y autónomos

Tener por separado fichajes, facturas y nóminas solo hace que los esfuerzo se multipliquen, así como incumplir la normativa se posiciona como algo muy fácil de cometer.

Es por ello que la ERP con sistema de fichaje obligatorio integrado da solución a este tipo de problemas, aportando valor en frentes tan variados como:

• Cumplimiento normativo: registro horario digital válido, facturación electrónica ajustada a la Ley Crea y Crece y documentación siempre disponible ante inspecciones.​
• Ahorro de tiempo: menos tareas manuales, menos duplicidad de datos y procesos automatizados de punta a punta, desde el fichaje obligatorio hasta el cierre de mes.​
• Mayor transparencia: trazabilidad completa de horas trabajadas, costes de personal, facturación y cobros, mejorando la relación con empleados y clientes.​
• Escalabilidad: un único sistema permite crecer en volumen de trabajadores, proyectos o clientes sin perder el control administrativo.​

El tejido de la gestión empresarial se encuentra en un contexto donde el control horario digital ya es obligatorio y la factura electrónica se enmarca como exigencia legal, por lo que las empresas se apoyen en soluciones de referencia como las que presenta Cegid para pymes y autónomos hacen que cumplir la ley, reducir riesgos y avanzar con pasos firmes a la transformación digital resulte atractivo, sencillo y realmente efectivo.